北京华康公益基金会秘书处工作制度
北京华康公益基金会秘书处工作制度
第一条 为规范北京华康公益基金会秘书处工作，根据国家有关法律法规和北京华康公益基金会章程，制定本制度。
第二条 本制度是基金会章程的有效补充，与章程具有同等效力。
第三条 本制度旨在规范基金会开展内部治理及相关工作。
第四条 秘书处是理事会领导下的执行机构，负责执行理事会决议，保持与理事会、监事的密切沟通。秘书处由秘书长主持工作，对理事会和理事长负责。秘书处其他岗位由秘书长提出方案，经理事会审批后执行。
第五条 秘书处的工作职责：
（一）组织、协调日常办公，办公用品购置、发放、登记管理工作。
（二）负责拟定和监督执行各类工作规划及制度。
（三）负责综合性文稿起草，文件、信函等的审核与归档工作。
（四）负责会议组织安排、保密、档案、接待来访、法律事务等行政管理工作。
（五）负责基金会法人登记证书、行政公章管理。
（六）负责与外单位的协调联络工作；
（七）理事会交办的其他工作。
第六条 基金会秘书处下设行政人事部、项目合作部、信息宣传部、财务部。各部门的具体职责，按照《北京华康公益基金会机构设置及职责分工》执行。
第七条 秘书长的主要岗位职责：
（一）主持开展日常工作，组织实施理事会决议。
（二）组织实施基金会年度公益活动计划。
（三）拟订资金的筹集、管理和使用计划。
（四）拟订基金会的内部管理规章制度。
（五）协调各机构开展工作。
（六）提议聘任或解聘副秘书长以及财务负责人。
（七）提议聘任或解聘各机构主要负责人。
（八）决定各机构专职工作人员聘用。
（九）章程和理事会赋予的其他职权。
第八条 副秘书长的主要岗位职责：
副秘书长协助秘书长履行职责，当秘书长不在位时，根据理事会授权或理事长、秘书长指定，代行秘书长职责。
第九条 财务负责人的主要岗位职责：
（一）组织拟订基金会的各项财务制度，经理事会审批后负责组织贯彻执行；
（二）组织拟订基金会的财务预、决算；
（三）协助秘书处执行、审查财务预算；
（四）协助秘书处拟订重大合同事宜；
（五）协助秘书处做好财务分析，合理、有效地运用资金，确保资金的正常运转；
（六）审批规定限额内的财务收支；
（七）审核基金会的财务报表和报告；
（八）建立并发展与财政、税务部门、银行等职能部门的良好合作关系，了解最新的政策法规，争取各项政策优惠；
（九）负责对财务人员进行考核、培训，并对财务人员的招聘和任免提出建议；
（十）完成上级领导所交办的其他工作。
第十条 会计的主要岗位职责：
（一）按照国家财务会计法规、制度的规定，正确处理本基金会会计核算和财务管理工作；
（二）准确了解掌握国家有关财会、税务、金融及证券等相关法律、政策、法规，严格遵守各项法律、法规及基金会内部规章制度；
（三）协调银行、税务等相关单位及政府机构的关系；
（四）建立、健全基金会各项财务制度，并监督财务制度执行情况；
（五）保护基金会资产的安全、完整，保证提供会计资料的真实性、合法性、准确性；
（六）确保基金会的资金安全使用和正常运转；
（七）严格监督和控制基金会各项收支执行情况；
（八）认真做好各项财务基础工作，坚持公平、公正、合理原则，及时、准确核算基金会财务状况和经营成果;
（九）编制基金会年度财务计划，考核分析财务计划执行情况并按时编制财务分析报告。积极沟通和传递经营信息，为基金会管理层制订重大事项的决策提供准确的财务信息。
第十一条 出纳的主要岗位职责：
（一）严格遵守现金管理办法、银行结算制度的规定。有责任按照银行结算制度，认真办理银行往来结算业务，正确使用银行结算方式，及时办理银行转账业务；
（二）审核原始凭证是否填写完整、规范、内容真实、合法，对不符合规定的原始单据，出纳人员有权退回要求做相应的更正补充。对违反国家财经制度、基金会财务制度的支出，应拒绝办理，对未按照基金会审批权限批准的支出应拒绝付款；
（三）妥善保管好库存现金、有价证券、空白支票等；
（四）建立支票领用登记，记录支票使用情况等必要的信息；随时掌握资金状况，不得开具空白支票，作废支票盖作废章并与支票存根一起妥善保管；
（五）每日核对库存现金与现金日记账余额，做到日清月结，发现长短款应及时查明原因，报会计主管人员审批，并进行相应的处理。建立现金日记账、银行存款日记账；
（六）定期电话查询基金会银行存款余额。同时与支票登记核对，对大笔资金的收支进行备注说明；
（七）协调好与银行关系，定期领取各种单据。
第十二条 行政人事专员的岗位职责：
（一）制定、监督及执行基金会各项规章制度。
（二）员工入职、离职手续的办理以及与员工签订合同，员工的保险及公积金事宜。
（三）员工考勤、绩效的核算。
（四）管理基金会法人登记证书、基金会公章。
（五）志愿者的管理。
（六）基金会的公文管理。
（七）基金会党建、组织等工作。
（八）完成秘书长交办的其他工作。
第十三条 项目管理专员的岗位职责：
（一）参与项目的立项、申报、审批、验收等各环节工作，并负责申报项目的报送跟踪，直至项目完成。
（二）负责撰写项目申请及策划书、总结报告,组织、执行、协调相关单位开展各项公益慈善活动。
（三）负责基金会公益项目及会议和活动方案策划、实施、追踪反馈。
（四）负责项目案例的收集、整理、挖掘、维护项目网站、微博、微信等管理指导工作;
（五）拓展项目合作渠道,参与谈判及资金募集工作;
（六）完成秘书长交办的其他工作。
第十四条 信息宣传专员的岗位职责：
（一）党建宣传、意识形态领域斗争、职工思想教育。
（二）基金会网站、微博、微信内容的编撰、维护、管理。
（三）基金会的信息公开工作。
（四）重大事项报告、信息统计报送与报道工作。
（五）完成秘书长交办的其他工作。
第十五条 档案管理专员的岗位职责：
（一）负责文件、资料及各项会议记录的整理归纳。
（二）根据档案管理的有关规定，负责将所有档案及技术资料进行分类、编号、登记以及归档。
（三）负责对档案、会议记录等资料的外借、查阅等行为进行登记，并保管好登记簿。
（四）负责检查登记进入资料库的文件完整性，包括归还资料和其它入库档案等，发现问题及时上报处理。
（五）按照相关规定，定期对档案资料等进行保养或销毁。
（六）完成秘书长交办的其他工作。
第十六条 秘书处建立请示汇报制度。包括但不限于下列重大问题，须向理事长请示：重大基金募集、重大项目资助、涉外事项、年度赞助计划、年终工作总结、年度预算决算、非计划内单项重大支出、人事问题等。
请示汇报通常按照各部门——分管副秘书长——秘书长——理事长的层级逐级实施，紧急情况下也可以越级实施，但事后应当向所越过的直接上级补报。
第十七条 秘书处建立例会制度。日常办公例会通常每周召开一次，根据工作需要也可随时召开。秘书处办公例会由秘书长召集和主持，各部门办公例会由部门负责人召集和主持。主要内容为通报现有公益项目、其他事项进展情况；通报即将开展的公益活动及重要事项；协调和解决相关问题。
第十八条 秘书处建立办文制度。文件的起草、审核、签发、印发、归档等按《北京华康公益基金会公文处理暂行规定》执行，秘书处内部呈文通常按照承办部门——分管副秘书长——秘书长的层级办理，副秘书长不在位或不分管的工作，可直接呈报秘书长。
第十九条 秘书处建立办事制度。秘书处各类事项的办理，通常由承办部门提出意见，逐级报分管副秘书长、秘书长审批。涉及重大事项，由秘书长召集副秘书长、各部门负责人集体讨论决定。
第二十条 本制度由北京华康公益基金会秘书处负责解释。
第二十一条 本制度于2019年3月9日制定，自印发之日起生效。