北京华康公益基金会公益项目管理制度
北京华康公益基金会公益项目管理制度
第一章 总则
第一条 为规范北京华康公益基金会（以下简称基金会）公益项目管理，确保项目运行的合法、合规、合理，实现项目的预期目标，维护基金会、捐赠方和受益方的合法权益，科学确定项目，提高实施效果，根据《中华人民共和国公益事业捐赠法》《中华人民共和国慈善法》《基金会管理条例》《民政部关于印发<关于规范基金会行为的若干规定（试行）>的通知》等规定和本基金会章程，结合基金会实际运作的情况，制定本制度。
第二条 基金会公益项目的设立应当坚持公开、公平、互利、公益性和可持续性原则，且必须符合本基金会“以开展慈善活动为宗旨，不以营利为目的；通过扶贫、济困、助学、助医公益活动,促进公益事业发展”的宗旨，契合本基金会“资助非营利性医疗机构基础设施改善；资助困难患者就医；资助困难家庭、困难老人和残障人士改善生活；资助困难学生就学；资助自然灾害、事故灾难和公共卫生事件等突发事件造成的损害救助”的业务范围。
第三条 本制度适用于基金会向捐赠人开展定向募捐，利用限定性资产拟设立公益项目和已设立公益项目的立项审批及项目实施管理。包括：
（一）医疗机构建设项目。通过资助医疗机构的工程设施、医疗器械、公共生活服务设施、信息化建设、数据平台建设等各类基础设施建设，改善医院软硬件设施建设，提高患者诊疗的准确性以及服务能力。
（二）药品援助项目。为减轻患者经济负担，联合爱心企业向困难患者、低保患者、低收入患者提供一定数量的药品援助。
（三）教育培训项目。为促进健康常识普及，提高突发公共卫生事件防治水平，通过线上线下等多种方式，支持向基层群众、医疗卫生专业人员传播和普及医药卫生、疾病用药、健康教育与健康管理的相关知识等公益项目。
（四）学术交流项目。为促进医疗卫生事业发展，惠及更多的困难患者，资助基层医院建设以及人才培训、学术研究、专业交流、健康咨询、专业会展等相关医疗健康领域的各种公益项目。
（五）补助救助项目。向困难家庭、低收入人群、伤残人士和学生、教师、医生等群体，发放一定金额的经济补助，帮助他们渡过难关，协助政府做好扶贫济困等暖人心工作。通过配合疾病筛查、参与临床研究等多种形式，向患者提供一定金额的经济补助，一定程度上减轻患者经济负担。
（六）其他公益慈善项目。捐赠资助其他符合本基金会宗旨的扶贫、济困、救灾、助残、助医、科研、义诊等公益慈善活动。
基金会利用自有资金开展的项目和利用政府拨款开展的项目，不适用于本制度。
第三条 理事会是项目管理的最高决策机构，秘书处是项目执行的管理机构。
第四条 基金会项目合作部应当按时制定年度公益项目计划，报请理事会审议。
第五条 项目经费的管理和使用应当符合本基金会财务制度。
第二章 项目立项
第六条 项目立项计划。基金会应当制定年度公益项目计划，并报请理事会审议。年度公益项目计划应当作为年度内项目执行的基础，如果在实施过程中出现新的项目机会或项目关键因素发生重大变化，需进行调整且属于本基金会规定重大项目的，应当报理事会批准。
第七条 项目立项申请。中华人民共和国境内外法人、自然人、本基金会项目执行机构，均可申请设立公益项目。设立公益项目应当提交立项申请报告，并附申请单位营业执照、法定代表人身份证复印件及联系方式（加盖公章）；申请设立公益项目为自然人的，需申请人本人身份证复印件及亲笔签名等相关的材料。项目立项申请报告通常包括以下内容：
（一）项目名称和内容；
（二）立项背景；
（三）项目的公益性；
（四）公益款项的来源；
（五）实施项目的地域或城市；
（六）项目周期（包括试点期限及地域）；
（七）预计公益规模；
（八）项目具体合作方；
（九）项目的风险提示。
第八条 项目立项调研。设立公益项目应当进行立项调研，对公益项目所关注的社会问题、项目公益性进行评估，通常由公益项目申请人、外部专家和基金会项目合作部工作人员加以分析讨论并形成报告。项目立项调研报告通常包括以下内容：
（一）项目背景；
（二）项目需求分析；
（三）项目的公益性和社会效益分析；
（四）项目费用估算；
（五）项目调研结论。
第九条 项目可行性分析。设立公益项目应当进行可行性分析，通常由外部专家与基金会项目合作部工作人员共同完成可行性分析并形成报告。项目可行性评估报告通常包括以下内容：
（一）项目要解决的社会问题及必要性；
（二）项目的时间周期、具体负责人；
（三）项目实施计划及运作方式；
（四）项目预算的可用性和资金使用计划；
（五）项目实施困难及解决办法；
（六）项目可行性研究结论和建议。
第十条 项目风险评估。设立公益项目应当进行项目风险评估，通常由项目合作部工作人员分析项目潜在风险与预防措施并形成报告。项目风险评估报告通常包括以下内容：
（一）项目基本情况；
（二）项目的合法合规性、法律法规依据和其他法定要求；
（三）合作机构的基本情况、所属行业、诉讼风险；
（四）项目可能存在的风险及预防措施、控制办法；
（五）项目风险评估结论。
第十一条 项目受理。基金会项目合作部受理公益项目立项申请，在收到立项申请报告及项目实施方案后，须对相关事项进行调研和考察，并在此基础上提出初审意见，初审同意立项的，按照审批权限逐级审批，重大项目还应提交理事会研究决定。
对经研究和论证后不同意立项的，应在15个工作日内以文字形式给予明确答复，说明具体理由和依据。
第十二条 项目立项书。经调研、评估认为可以立项的公益项目，由基金会项目合作部提交项目立项书。项目立项书通常包括以下内容：
（一）项目名称；
（二）项目目标；
（三）项目可行性分析；
（四）项目计划书；
（五）项目预算；
（六）项目团队；
（七）项目监测评估机制；
（八）项目合作方选择。
第三章 项目审批
第十三条 基金会各类公益项目必须经过审批方可实施。年度公益项目计划内的项目，由秘书长审批；年度公益项目计划外的项目，现金支出预算在人民币50万元（不含）以下的项目由秘书长审批，现金支出预算在人民币50万元以上的项目，提交理事会讨论决定，由理事长审批。
第十四条 项目评审。公益项目审批应当进行项目立项评审，通常由基金会项目合作部工作人员将项目立项书提交秘书处进行评审，重大项目应提交理事会进行审议，或按照重大项目管理制度向有关部门报批、报备。
项目评审会应以会议纪要的形式形成最终决议，会议纪要应记录项目的赞成票数、意见及结果。
第十五条 项目立项决定。公益项目通过立项评审后，由基金会秘书处决定立项。项目立项决定应当加盖基金会公章，通常包括以下内容：
（一）项目名称；
（二）项目开展时间；
（三）项目实施地域；
（四）项目领域；
（五）受益人群；
（六）项目背景；
（七）项目目标；
（八）项目公益性；
（九）项目预算。
第十六条 项目劝募函出具。基金会项目合作部凭项目立项决定，向特定的捐赠方出具劝募函。劝募函应当加盖基金会公章，通常包括以下内容：
（一）基金会的基本情况；
（二）项目的意义和公益性；
（三）项目的目标和资金募集金额。
劝募函的主送单位必须符合《中华人民共和国慈善法》关于定向募捐的特定对象的范围，不得向不特定的社会公众出具劝募函募集资金。
第十七条 项目捐赠协议签署。公益项目获得批准后，方可签订合作协议，通常由基金会与捐赠方共同签署，应当按照下列程序实施：
（一）项目申请人与捐赠方商定初步协议；
（二）捐赠方合同管理部门进行审查；
（三）基金会进行合规审查；
（四）双方就各项条款达成一致后正式签署协议。其中，现场签署协议的，应当在基金会办公室现场签署；采取邮寄方式送达协议的，应当由捐赠方先签字盖章并邮寄至基金会办公室，基金会再签字盖章后邮寄给捐赠方。
上述第一、二、三项工作，可以在项目申请立项阶段同步展开，第四项工作必须在基金会作出立项决定后方可展开。
第十八条 项目立项公告。项目捐赠协议签署后，基金会在官方网站、“慈善中国”等媒体上予以公告。项目立项公告通常包括以下内容：
（一）项目内容；
（二）项目开展时间；
（三）项目方案；
（四）项目实施地域和受益人群；
（五）项目公益性；
（六）项目预算。
第四章 项目执行
第十九条 项目启动。公益项目立项后，应进行项目启动工作。项目启动需要明确以下内容:
（一）项目实施方案；
（二）项目执行方选择；
（三）团队组建与分工；
（四）项目受益方遴选；
（五）沟通与报告机制。
第二十条 项目实施方案。项目执行前应制定详细计划，明确项目时间排序、相关资源投入和项目公益效果预估等。项目实施方案通常包括以下内容：
（一）项目具体负责人；
（二）项目具体运作方式；
（三）项目资金使用计划；
（四）项目公益效果预估；
（五）项目相关宣传活动安排。
第二十一条 项目执行方选择。由基金会根据管理制度自主选择，采取直接选择、比价选择、竞争性谈判、公开招标等方式确定，选择过程中应秉承公正、公开原则，确保合规合法，符合公益原则。
同一公益项目可以选择单一执行方，也可以选择多个执行方，但均应当履行必要的选择程序，严禁通过拆分合同的形式规避监督。
第二十二条 项目执行协议。项目执行方选定后，基金会与受托方签订委托协议书，对项目运作方式、资金的使用范围、财务管理要求等予以明确。
第二十三条 项目团队组建。通常由基金会项目合作部或委托项目执行方组建，明确工作地点、时间、承诺、角色和责任以及报告和沟通需求，并按照项目管理所需内容进行分工。
第二十四条 项目受益人遴选。由基金会项目合作部或项目执行机构根据受益人遴选制度自主确定，受益人的选择应当履行必要的选择程序，遵循公开、公正、公平的原则，不得对受益人附加违反法律法规和违背社会公德的条件，确保所选择的受益人符合基金会的宗旨和项目公益目的。受益人遴选方案通常包括以下内容:
（一）受益人遴选的基本原则；
（二）受益人的基本条件和特别条件；
（三）选择受益人的基本流程。
项目捐赠方、基金会、项目执行机构的任何人员不得指定利益方作为受益人，或者变相指定受益人。
第二十五条 资助受益人。基金会应当通过官方网站、微信公众号等公开途径，向受益人告知其资助标准、工作流程和工作规范等信息。资助受益人通常按照下列程序实施：
（一）基金会公布项目申请流程；
（二）受益人提出资助申请；
（三）审核申请材料；
（四）审核通过后批准资助受益人（审核不通过的应当向申请人告知原因）；
（五）签定资助协议，明确权利义务；
（六）向受益人提供资助；
（七）留存有关材料、凭证。
第二十六条 项目沟通与报告。基金会和项目执行方应建立定期的沟通机制，执行方定期向各个利益相关方提供必要的书面报告，进行信息披露，以保证信息畅通并获取各方的意见和建议及时修改或调整。
第五章 项目监督与管理
第二十七条 基金会项目合作部和财务部是公益项目监督与管理的主管部门。项目合作部负责公益项目的监督指导和管理；财务部负责公益项目的资金管理、结算和监督检查。
第二十八条 项目监督管理。由基金会项目合作部实施，通常应当包括以下内容：
（一）基金会对项目实施建立的监督和管理机制情况；
（二）对符合条件的重大公益慈善项目开展审计情况；
（三）项目资金的使用情况，资金的使用范围是否符合规定，是否具有公益性，是否存在不符合公益性的支出，是否存在侵占公益款项或将公益资源挪作他用的情况，是否存在利益输送行为；
（四）款项拨付情况，是否按项目预算或进度拨付，所拨出款项是否存在大额资金滞留项目执行方的情况，是否存在为完成公益支出指标而提前拨款或虚假拨款的情况；
（五）购买物资或服务情况，是否履行必要的比价或招标程序并保证购买价格的公允，是否签订了合同；
（六）管理费用情况，项目资金支出中列支的管理费用是否在相关的捐赠协议中进行约定，支出比例是否符合有关规定要求；
（七）是否有措施保证捐赠款物用于受助人或公益活动；
（八）收入和支出核算和管理情况，限定性捐赠收入的认定是否准确，限定性捐赠收入与限定性净资产的核算和披露是否正确，是否存在与受托代理资产相混淆的情况，是否开具相应的捐赠票据，捐赠支出是否按项目作为成本对象进行明细核算，支出是否取得合法票据，是否存在以不合规票据作为支出凭据的情况发生；
（九）项目资料是否完整，是否妥善保管。
第二十九条 项目财务管理。基金会财务部负责对项目资金进行有效管理，合理拨款，强化监督，保证资金的使用和风险控制，通常包括以下内容：
（一）制定项目成本的管理、使用、控制计划；
（二）通过项目信息、团队经验、项目内容对项目所需资金资源进行估算；
（三）制定项目预算，包括项目各工作阶段所需要的资金资源；
（四）控制成本，控制项目资金的实际支出与计划使用差异并及时采取纠正措施；
（五）管理费用控制，项目管理费用通常不超过项目总经费的10%。
第三十条 项目风险管理。项目团队应建立项目风险管理机制，制定不同风险的应对策略，在项目设计时降低风险概率，并针对可能产生的风险提前安排风险处理措施，风险控制通常包括以下内容：
（一）风险识别，对项目的内外部风险进行判断；
（二）风险分析，对项目内外部风险进行评估，明确对项目的影响程度；
（三）风险应对策略，根据风险分析的结果进行有效的设计与调整，降低项目的风险
（四）风险措施实施，按照应对策略实施相关措施，应对突发事件；
（五）风险监测，分析应对措施的实施效果，为后续的风险控制提供参考建议。
第三十一条 各项目执行机构或部门在实施公益项目或开展公益活动时，基金会将不定期抽查，依据公益项目实施方案及相关规定进行指导、监督和管理。
第三十二条 各项目执行机构在开展公益活动中，如发生违约和违法行为，基金会有权终止项目的实施。由此而产生的经济或法律责任，由违约方承担。
第三十三条 各项目执行机构或部门更换公益项目负责人、调整项目计划、改变项目形式、延长完成期限等重要事项，须提前10个工作日向项目合作部提出书面申请报告，并审查同意后方可实施。
第六章 项目结项与评估
第三十四条 公益项目完成后，应当及时进行总结、审计、评估、验收、结项、反馈和归档。
第三十五条 项目总结。项目执行机构在公益项目结束后，须在15个工作日内向项目合作部提交总结报告。项目总结报告通常包括以下内容：
（一）项目的背景；
（二）项目执行过程；
（三）项目的社会成果；
（四）项目公益目标实现情况；
（五）项目过程中出现的不足与下一步改进措施。
第三十六条 项目审计。重大项目应委托第三方进行专门审计，由国家拨款的项目，应自觉接受审计机关的监督。
第三十七条 项目评估。基金会项目合作部负责对项目总结报告进行综合评价，评估可进行内部评估，也可以委托专门的第三方评估机构进行评估。项目评估报告通常包括以下内容：
（一）项目的公益目标和社会效果是否实现；
（二）各类文件资料或记录是否完整；
（三）项目执行过程是否合法合规；
（四）项目执行是否在预算范围内；
（五）评估结论。
第三十八条 项目验收。公益项目验收工作原则上在合同到期后两个月内完成；一次性项目在 15 个工作日内完成。需要提前或延期验收的项目，由各项目执行机构提出申请，报项目合作部按程序审批。
基金会项目合作部和财务部负责对项目进行综合评价，在项目评估报告中分别作出合格、基本合格、不合格的验收结论，并报秘书处备案，对验收不合格的项目执行单位不予再次合作。
第三十九条 项目结项。公益项目完成验收后，项目合作部工作人员应当及时填写项目结项书。项目结项书应当包括以下内容：
（一）项目基本信息；
（二）项目公益目标和规模；
（三）项目实施过程；
（四）项目服务工作成果和取得的社会效果；
（五）项目总结报告；
（六）各类合格票据；
（七）项目财务报告（重大项目应有专项审计报告）；
（八）项目评估报告；
（九）项目经验、教训和改进措施；
（十）项目的影像资料、演讲资料及媒体报道等相关资料。
第四十条 项目反馈。公益项目终止三个月内，基金会项目合作部应当及时向捐赠人告知募捐情况、募得款物的管理使用情况，必要时向捐赠人书面反馈捐赠情况。捐赠情况说明函通常应当包括以下内容：
（一）项目内容；
（二）项目实施地域；
（三）项目受益人群；
（四）项目收入、支出情况；
（五）项目剩余财产处理情况。
捐赠人要求将捐赠款物管理使用情况向社会公开的，应当通过基金会官方网站向社会公开。
第四十一条 项目归档。公益项目终止半年内，基金会项目合作部应当将包括从项目申请到项目结束的所有资料立卷归档，公益项目应当一个项目一个档案，重点保存项目立项、项目合作方与供应商的选择、 项目受益对象的选择等方面的档案材料。
第七章 项目实施单位管理
第四十二条 基金会项目实施单位主要包括服务提供类、商品供应类及其他类型的实施单位。
（一）服务类主要包括：会议类服务、技术类服务。
（二）会议类服务类包括：基金会自办会议类项目服务、为项目提供辅助帮助服务等。
（三）技术类服务包括：项目网站建设、项目技术服务平台建设、项目数据库系统建设等。
（四）商品供应类服务包括：项目提供商品供应（项目设备、工具等）。
第四十三条 项目实施单位由基金会自主管理。在基金会秘书处统一领导下，按照项目实施工作涉及的事务，由相关部门分工管理。基金会建立项目实施单位信息登记和诚信档案，开展项目实施单位的资质、能力、诚实信用、合规风险、内部管控、反洗钱、反商业贿赂、个人信息保护等方面的审查。
同等条件下，基金会优先选择各类非营利机构作为项目实施单位。
第四十四条 基金会对项目实施单位的资质需进行以下审核：
（一）项目实施单位必须具有独立法人资格，不具备独立法人资格的内部机构或组织，不得作为项目实施单位。
（二）项目实施单位必须在合法营业期间，并满足行政部门关于营业执照或相关许可证照规定。超过营业期限或相关证照不符合规定的，不得作为项目实施单位。
（三）项目实施单位营业执照及相关许可证照所列经营范围、许可范围中，应当包含有与为项目提供服务相符的经营项目、许可项目。
（四）项目实施单位应向基金会提交营业执照及相关许可证的原件扫描件，并交由基金会审核及备案。
第四十五条 基金会对项目实施单位的发票科目进行查询、核实。
（一）项目实施单位有合法税务发票及发票专用章，且能开具与为项目提供的服务名称相一致或者相符的发票科目，如提供会议项目服务的，发票科目须能够开具“会务费”“会议费”或者综合服务费等；提供技术服务的，须能够开具“技术服务费”等；提供印刷服务的，须能够开具“制作费”或者“印刷费”等；提供设计服务的，须能够开具“设计费”等。
（二）项目实施单位应该事先就能够开立的发票科目，与华康基金会项目工作人员充分沟通，达成一致后，方可为项目提供服务。
（三）如基金会要求项目实施单位开具增值税专用发票的，项目实施单位应当开具。
第四十六条 首次为基金会提供项目实施服务的单位，应当填写和提交项目实施单位信息表，并加盖公章。信息表中包括公司名称、地址、网址、法人代表姓名及联系方式、项目负责人姓名与联系方式。
第四十七条 项目实施单位应当就为项目提供服务的具体内容提前与基金会进行充分沟通，明确服务类别（如会务、印制、代订机票等），并就沟通结果草拟服务方案或服务要求及项目预算。
第四十八条 项目实施单位的项目服务预算应科学、公允、清晰、详细：
（一）预算费用科目公允。预算费用科目必须在提供服务范围内，依常规确实需要发生的科目。超常规科目不得作为费用预算科目。
（二）预算科目费用标准合理。预算科目费用标准不得高于市场公允价格，且符合华康基金会的相关规定。
第五十条 项目实施单位应当与基金会签订相关执行协议。
（一）项目执行费用按实际发生金额进行结算，但结算金额不得高于预算总额。
（二）协议金额、结算金额、付款金额、发票金额应当相同。
（四）项目实施单位需严格按照服务协议的规定，按时、按质、按量的履行各项协议。
第五十二条 为项目提供服务的项目实施单位应当做好以下工作：
（一）重大事项报告。当出现日期、时间、地点、日程、参加对象及人数、预算费用标准与数额发生变化时，应当及时告知基金会和相关方。
（二）项目过程管理。项目实施单位应加强项目过程有效的管理与控制，严格控制费用支出，保障参与对象的人身及财产安全。听取、收集、反馈参与对象和相关方的意见和建议。
（三）费用支出单证收集。项目实施单位应收集、保管好项目工作过程中所支出费用的单证，随时接受华康基金会的稽核和审查，做到单证金额与预算相符。
（五）现场照片收集。现场照片提供须有全景照片、每个主讲人讲授照片及项目服务细节照片。照片数量不得少于10张。
（六）课件收集。在征得讲授人同意后，收集课件PPT电子版，在项目工作实施完毕后交由华康基金会。
（七）基金会要求的其他工作。
第五十三条 基金会在项目执行完毕后，应当就项目执行能力、可获得性、响应速度、合作态度、各方反映、经费使用效用、合规管理、风险控制、诚实信用、个人信息保护等方面，对项目实施单位予以综合评价。评价不合格的，以后将不予合作。
第八章 附则
第五十四条 本制度由北京华康公益基金会理事会负责解释。
第五十五条 本制度于2019年3月9日经北京华康公益基金会第一届第一次理事会通过，自通过之日起施行。