北京华康公益基金会档案管理制度
北京华康公益基金会档案管理制度
第一章 总则
第一条 为了规范北京华康公益基金会（以下简称基金会）的档案管理，理顺档案管理的工作程序、明确工作职责、杜绝资料流失，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》（国家档案局第１号令），参照《民政部、国家档案局关于印发<社会组织登记档案管理办法>的通知》(民发〔2010〕101号)等规定和基金会章程，结合基金会的实际情况，制订本制度。
第二条 基金会档案管理的基本原则是：集中管理与分散管理相结合。即所有有关基金会开展的活动、业务项目等均须将纸质文字归档集中管理，并要求专项基金的档案由各专项部门另册分别管理，以保障档案的完整与安全。
第三条 基金会秘书处行政人事部设档案管理专员，负责档案的管理工作，其任务是：
（一）收集、整理、立卷、鉴定、保管基金会的文书档案；
（二）进行档案的鉴定、统计和分类等管理工作；
（三）积极开展档案的提供利用工作；
（四）积极参加档案管理培训，不断提高业务水平，保证档案的质量。
第二章 档案范围、收集及保存
第四条 基金会资料形式分电子档材料及纸质文件，分别由基金会秘书处行政人事部、基金会财务负责人保管。凡是反映基金会工作活动、具有参考利用和保存价值的各种门类和载体的文件资料，均应及时归档。
第五条 归档工作的内容包括：
（一）国家和政府以及上级单位的文件、有关部门的证书等；
（二）基金会与有关单位的来往文件以及有关协议合同、函件等；
（三）凡经过基金会审核通过并加盖公章对外发布的信息，均属于档案管理范畴内的资料；
（四）基金会的规章制度、工作计划、总结报告和会议纪要等；
（五）其他具有保存价值的文件、资料等。
第六条 凡属归档范围的文件材料，应按规定收集齐全，认真整理，按时向档案管理人员移交。任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第七条 归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件材料。有关人员要严格把关，不得将不合规范的文件材料归档。
第八条 归档的文件材料应当齐全完整，以“件"为单位进行整理。一般以一份文件为一件，正文与附件为一件，传真件应当复印并与原件为一件，请示与批复各为一件，一次上报的多份表格，每份表格可为一件。
第九条 归档文件应按照自然形成、保持历史联系的原则依序排列，印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后，批复在前、请示在后，并符合长期保管的质量要求。
第十条 归档文件资料必须按规定时间归档，严格归档手续。
第十一条 基金会纸质文件档案范围及保存情况如下：
（一） 财务资料由基金会财务人员汇集及保管（出纳不得保管财务档案），包含付款凭证、付款申请单等；
（二） 以下纸质资料由秘书处行政人事部汇集及保管：
1.本基金会证件、设立登记、变更、备案、章程、工作计划等基础文件资料；
2.本基金会与有关单位往来的文件及相关部门发来的与基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料；
3.本基金会与有关单位或机构签订的合同、协议等文件；
4.本基金会项目立项、执行、结项资料（包括装订成册的文件、电子版的文件）；
5.本基金会大事记、荣誉证书、奖杯等。
（三） 人事档案归秘书处行政人事部保管。
第十二条 基金会的电子档案范围及保存情况如下：
（一） 财税资料由基金会财务人员汇集及保管，如每月的税务申报表，免税资格申请等资料；
（二） 理事会的会议材料，包括会议通知、会前资料、会议决议、会议纪要、照片、视频等，由秘书处行政人事部整理归档；
（三） 各机构向本基金会申请资助的项目资料由项目经理汇集并提交秘书处,再由秘书处行政人事部归类建档；
（四） 基金会工作人员外出学习、考察、调差研究、参加相关部门召开的会议等活动后，应将活动或会议的主要文件资料交由秘书,办公室备案。
第十三条 基金会规章制度、会议资料、项目及合同资料等，存储于秘书处行政人事部。
第三章 档案查阅和借用
第十四条 建立和完善档案借阅流程：
（一）借阅档案必须履行借阅手续；
（二）借阅档案必须经秘书长的批准；
（三）借阅人不得转借、拆卸、调换、涂抹和污损所借档案；
（四）未经许可不得复印档案。
第十五条 基金会档案查阅，一般不能将档案带离基金会，特殊情况需借出者需提交秘书长审批后方可使用，并及时归还。
第十六条 因工作需要复印档案必须经秘书长审批，允许提供复印件加盖“仅供用于×××再复印无效”章的电子版，或者在纸质复印件加盖“仅供用于×××再复印无效”章。
第十七条 查阅档案时应严格遵守保密纪律，不得擅自向他人传播档案内容；不得摘抄、复制与查阅内容无关的材料；不准在文件材料上涂改、剪裁、圈、画线、折叠；不得随意折卷或撕去其中文件。发现上述情况应追究当事人责任。
第十八条 项目资料应汇集、归类和建档存管，涉及项目实施执行中第三方机构负责的项目资料档案，汇集、归类后按月、季度、年度统一呈送至基金会入档。禁止将正在设计中的项目方案带出基金会，所有工作人员都负有项目资料和设计中项目方案的保密义务。
第四章 会计档案的管理
第十九条 会计档案的具体管理工作由财务部门负责，由财务部门指定专人负责在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。
第二十条 必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
第二十一条 会计档案归档的范围：
（一）会计凭证。包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，涉及对外对私改造资料，银行存款(借款)对账单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。
（二）会计账簿。包括总账、明细账、日记账等。
（三）财务报告。包括主要财务指标，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。
（四）审计报告。包括年度审计报告、专项审计报告、任期审计报告等。
（五）其它会计核算资料。凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。
（六）公益事业捐赠统一票据、发票。
第二十二条 会计档案的整理。会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。
（一）会计凭证。各种会计凭证应当是原始凭证，并及时立卷归档。
1.按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。
2.分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。
3.装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。
（二）会计账簿。各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。
1.会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。
2.会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。
3.会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。
4.装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。
5.账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。
6.装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。
7.会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、银行存(借)款日记账、明细账。
（三）会计报表。会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。
第二十三条 会计档案的归档保管：
（一）当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档案并由专人保管。
（二）会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。
(三）机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。
第五章 保管期限和销毁
第二十四条 档案须经常整理，至少每季度清理一次，确保档案的保存质量。
第二十五条 档案的保管期限划分为永久、长期、短期三种。其中，永久档案的保管时间为50年以上；长期档案的保管时间为15年；短期档案的保管时间为5年。第十九条 档案保管应配置安全防范设施，加强防火、防盗、防潮、防尘、防虫等工作，保证档案的完好与安全。定期检查档案保管情况，发现问题及时,理。
第二十六条 对需销毁的档案编造清册，经秘书长审核同意后方可销毁。销毁档案时，必须有两人监销，监销人应在销毁册上签字或盖章，并注明销毁方式和日期。
第六章 附则
第二十七条 本制度由北京华康公益基金会理事会负责解释。
第二十八条 本制度于2019年3月9日经北京华康公益基金会第一届第一次理事会通过，自通过之日起施行。